Etter hvert som Facebook brer om seg, er det stadig flere bedrifter som ser verdien av å være på verdens største sosiale nettverk. For de aller fleste er hensikten å være synlig i markedet, men stadig flere selskaper finner andre områder hvor Facebook kan være til nytte.

Det gjelder også mitt eget lille firma. Vi bruker Facebook som intranett.

I et selskap med få ansatte som ser hverandre sjelden, er Facebook en perfekt plattform for å kommunisere, dele innhold og samle felles informasjon. Vi er alle på Facebook flere ganger om dagen, og intranettet er tilgjengelig både fra PC, iPad og mobiltelefon. Og bonusen: det er gratis og trenger ikke å vedlikeholdes.

Vårt intranett på Facebook er egentlig en hemmelig gruppe. Det vil si en helt vanlig Facebookgruppe, men den er ikke synlig for andre enn medlemmene. Og innholdet er ikke tilgjengelig for andre enn medlemmene.
Her kan vi kommunisere med hverandre på veggen, dele lenker, kommentere og laste opp bilder og video. Vi kan chatte med hverandre i sanntid, og ser hvem som er logget på og hvem som ikke er det.

Det er også mulig å sette opp en felles epost-adresse for gruppen. Eposter sendt til denne adressen blir sendt til alle medlemmene i gruppen.

Vi har opprettet en rekke felles dokumenter som alle har tilgang til. Eksempler på dette er liste over hvilke selgere som håndterer hvilke markeder og oversikt over hvem som er på kontoret når. Tidligere kunne man bare dele Facebook-notater, men nå tillater Facebook også at man laster opp og deler andre dokumenter som Word-dokumenter, regneark eller presentasjoner.

Det er også mulig å opprette arrangementer for gruppen. Man kan velge om arrangementet bare skal være synlig for medlemmene i gruppen, eller for andre også.

Selv om funksjonaliteten i Facebookgruppen er litt begrenset, så dekker den alle våre daglige behov. Og siden vi likevel er på Facebook stort sett hver dag, så er gruppen mye brukt blant de ansatte.

Et ankepunkt er selvfølgelig at alt som deles og skrives i gruppen er tilgjengelig for Facebook, og lagres på Facebooks servere. For oss er det ikke noe problem, da vi ikke deler hemmelig eller sensitiv informasjon på intranettet. Men det er selvfølgelig et punkt man må ta hensyn til når man vurderer å bruke Facebook som intranett.

Alternativ bruk

Om man ikke tar skrittet helt ut og bruker Facebook som intranett, så finnes det alternative måter å bruke Facebook i kommunikasjonen med de ansatte. Et godt eksempel på det er vår kunde Kværner ASA:

Kværner er et stort industrikonsern med over 3500 ansatte i 11 land. En utfordring de har i kommunikasjonen med ansatte er at halvparten av dem ikke bruker PC på jobb. Disse har dermed heller ikke tilgang til intranettet.

De ansatte som ikke har PC på jobben har imidlertid PC hjemme, og de aller fleste av dem er på Facebook. Kværner har derfor tatt i bruk Facebook for å bedre den daglige kommunikasjonen med de ansatte. Det gjør de ved å dele nyheter, bilder og andre hendelser på tidslinjen. For eksempel ble det nylig avholdt norsk mesterskap i sveising hos Kværner Stord. Arrangementet ble behørig dokumentert på Facebook, med tekst og bilder.

På Facebook har Kværner en mindre formell tone enn de har på den offisielle websiden. Mye av det som ikke får plass på websiden egner ser dermed godt på Facebook. Slik holder Kværner både ansatte og andre interesserte oppdatert på de daglige aktivitetene i selskapet.

Hvordan opprette en gruppe på Facebook?

Hvis du vil opprette en lukket eller hemmelig gruppe på Facebook, så gjør du følgende:

1. I menyen til venstre, under «Grupper», velger du «Opprett en gruppe»
2. Gi gruppen et navn, og legg eventuelt til venner du vil invitere inn i gruppen (du må invitere minst ett medlem).
3. Velg type gruppe. En lukket gruppe er synlig for alle, men bare medlemmer kan se innholdet. En hemmelig gruppe er bare synlig for medlemmene.
4. Klikk opprett
5. Velg ikon for gruppen (ikonet er den lille figuren som vises til venstre for gruppenavnet)

Gruppen er nå klar til bruk!